이번에는 팩스문서에 대해 고민을 해보았다.
경찰서가 있고, 경찰서에는 수개의 파출소가 존재하며, 각 파출소별로 수개의 출장소가 존재한다.
경찰서(상황실)에서 어떠한 사항을 문서로 보내고자 한다면?
상황실에서는 각 파출소에 문서를 팩스로 보낸다. 파출소가 6개라면 6번을 보낸다.
파출소에서는 팩스문서를 받은후 출장소까지 전파해야 하는 경우 출장소 수만큼 팩스를 전송한다.
팩스가 많은 날이면? 혹은 전화선이나 팩스에 문제가 있어서 재전송 하는 경우까지 생긴다면
문서가 최종적으로 전달되는 참으로 엄청난 시간과 노동(?)이 소요된다.
물론 경찰서, 파출소, 출장소 모두 네트워크망이 구축되어 있기 때문에 전자결재라든지 각종 정보화시스템들을
사용하고 있는 환경이다.
따라서, 어느 파출소에서는 팩스문서를 받으면 그 문서를 디지털 카메라로 찍은후 해당 파일을 내부 인트라넷망을 통해서
전송을 하기도 한다.
(이 이야기를 듣고, 씁쓸한 웃음이 나왔다. 아날로그자료(종이문서 원본)을 디지털로 변환해서 아날로그 회선으로 보내고(팩스로전송)
수신된 아날로그문서(종이문서)를 디지털카메라로 찍어서 디지털화 해서 보내는 일련의 과정들.......때문에 ㅠ.ㅠ)
하지만 어떻게 됐든 팩스는 단지 편리하다는 이유하나만으로 없어지지 않고 있다는 것이고,
따라서 팩스문서에 많은 시간과 돈, 그리고 인력이 들어가야 한다는 것이다.
기업체의 경우는 수년전부터 팩스서버(Fax Server)를 도입해서 사용하고 있지만,
공공기관은 일부만 도입했을뿐이다.
인터넷팩스? 아주 좋은생각이지만, 사정상(?) 극히 일부에 한해서 사용되고 있다.
이 문제를 제발 해결하고 싶었다. 이런 방식의 팩스문서 전달체계는 창피하다는 생각이 들었다.
현재 우리에게는 다음과 같은 자원이 있었다.
1. 네트워크망 => 경찰서, 파출소, 출장소는 모두 네트워크 망으로 연결되어 있다.
2. 내부메일서버 => 내부 직원들끼리 메일을 주고받을수 있는 서버
3. UMS서버 => 통합 메시징 서버(Unified Messaging Server)로 휴대폰문자메시지, 음성메시지 등등을 보낼수 있는 서버이며,
직원들 내부이메일 주소 정보등을 가지고 있다.
홈페이지자동모니터링 시스템에 이어 2번째로 준비했던 업무개선 사례이기도 하다.
4. 전화교환기 => 굳이 전화교환기를 적은 이유는 우리가 필요로하면 내부전화회선을 즉 내선번호를 만들수 있다는 것
5. 팩스모뎀 => 여기저기 굴러다니며 사용하지 않는 그런 흔한 팩스모뎀이다.
6. 인적자원 => 정말로 다양한 개발경험을 가진 각종 프로그래밍 언어를 자유자재로 다루는~ 전산직 공무원들과
그들을 관리하며 뭔가를 하고자 하는 관리자~
2. 개선방안
이런 생각을 해보았다.
내선번호(예:116번)를 하나 만든다.
팩스모뎀이 내장된 PC를 준비하고 116번 전화회선을 연결한다.
그 컴퓨터는 항상 팩스수신상태로 대기한다.
경찰서 상황실에서 모든 파출장소에 팩스문서를 보내고자 하는 경우
116번으로 팩스를 보내면, 컴퓨터가 팩스문서를 파일형태(Tiff형식)로 수신을 하고,
수신된 팩스파일을 파출장소 근무자들의 내부이메일로 일괄전송한다.
물론 내부이메일 주소는 UMS서버에 저장된 데이터를 이용하고,
메일발송은 메일서버를 통해서 나가게 되며, 동시에 파출소근무자들의 휴대폰에 문자메시지가 발송된다.
파출장소 근무자들은 여느때와 다름없이 내부 이메일을 통해
그림파일형태(Tiff)인 팩스문서를 확인한다.
필요하면 인쇄한다.
이런의 시스템을 디지팩스(DiGiFax)라고 이름지어보았다.
3. 간략한 개발과정
- 사용된 툴 : VB6, MS-SQL, ASP, AutoIt, 기타 등등
- 주요모듈
① 팩스수신모듈 => 윈도 XP에서 기본적으로 제공하는 팩스수신기능을 사용해도 된다. 첨엔 이걸 사용했지만 몇몇 문제가 발생해서
다른 모듈로 바꿨다.
② 디지팩스모듈 => 새로도착한 팩스문서(파일)이 있는지를 감지하고, 이를 UMS서버에 저장한후, 역시 UMS서버에서 파출장소
근무자들의 이메일 정보를 가져온후 전자메일 서버를 통해서 메일을 발송하는 역할(VB6, MS-SQL)하고,
팩스도착알림 문자메시지를 UMS를 통해서 보내는 역할
③ 팩스문서확인 모듈 => 사용자가 이메일을 통해서 팩스문서를 열람하게 되면, 팩스문서를 웹상에 보여줌과 동시에, 문서확인시각,
확인한 컴퓨터의 IP주소등을 체크하는 역할(ASP, MS-SQL, Alterna Tiff Viewer Active X)
4. 시험운영중 발생한 각종 문제들
- 처음에는 파출장소 근무자들의 편리를 위해 수신된 Tiff형태의 팩스파일을 JPG로 변환한후 전송을 했었다.
하지만 몇가지 문제가 발생했다.
첫째, 팩스문서를 거꾸로 보내는 경우가 종종 발생한다는 것이었다. 해서, 웹상에서 자바스크립트를 통해서 회전이 가능하도록 해서
문제가 해결된듯 싶었지만, 여러장의 팩스문서가 도착하는 경우는 또 많은 고민을 하게 만들었다.
둘째, 인쇄가 페이지에 딱 알맞게 인쇄가 되지 않았다.
셋째, 저장도 잘 안되는 경우가 있었다. bmp파일로만 저장이 되거나, IE의 설정때문인지..... 도리도리~
결국, 수신된 Tiff문서를 별도의 처리과정 없이 그대로 파출장소로 보내는 대신,
웹상에서 Alterna Tiff Viewer라는 Active X 를 이용해서 제기된 여러문제를 한꺼번에 해결했다.
- Gdpicture 회사의 테스트용 컴포넌트를 디지팩스 모듈에 사용하고 있었다.
굳이 쓸 필요는 없었지만, 용도는 디지팩스 수신모듈(VB6)에 사용해서 수신된 Tiff파일을 화면상에 표시해주는 것인데,
Trial 버전이라 기능을 수행할때마다 "등록하라"는 메시지가 뜨고 이때마다 확인 버튼을 눌러줘야 했다.
괜히 이것때문에 다른일에도 바쁜 직원들이 확인버튼이나 누르고 있어야 한다면, 욕얻어 먹을것이 확실했다.
실제로 2주정도 확인버튼을 눌러야만 했는데.....영~ 눈치가 보였다. 괜히 이런걸 시작해서는....ㅠ.ㅠ
AutoIt 을 이용해서 해결했다. 예전 도스환경의 배치파일과 비슷하다고 할까? 아니 윈도우용 매크로 전문 프로그램이라고 해야하나?
암튼 확인버튼 누르라는 창이 뜨면 자동으로 확인버턴을 눌러주도록 만들었다.
- 팩스가 도착했음을 파출소 근무자들에게 알려줘야 했다.
보통 파출소에 팩스를 보내고 나서, 전화를 해서 확인을 한다. 잘도착했는지....하고 말이다.
마찬가지로 디지팩스로 문서를 보냈으면, 평상시처럼 전화해서 확인을 해야 하는데, 전혀 하지를 않는것이다.
혹은 전화를 하지 않더라도 종이팩스의 경우 종이가 찍~ 하고 나오면서 "삐~" 소리가 나니까 사람들이 보게 되는데,
디지팩스는 내부이메일로 오기 때문에 도착했는지를 모르는 경우가 종종 생겼다.
일단, 급한대로 파출소 근무자들 6명에 휴대폰 문자메시지를 전송하도록 해서, 임시해결을 했고,
궁극적으로는 컴퓨터 상에 알람메시지가 뜨도록 하고자 하는데, 가장 좋은 방법은
바이로봇 ISMS가 메시지 전송기능이 있기 때문에 이를 통해서 알람메시지를 보낼려고 고민중이다.
내부 PC에는 모두 ISMS가 깔려있기 때문이다.
그러나, (주) 하우리에 문의한 결과~ 별도로 프로그래밍을 해서 보낼수 있는 방법을 공개하고 있지 않단다.
하지만 결국해결될것이라고 확신한다.
5. 추진 결과
2008년 8월부터 시작해서 10월 지금까지.... 잘 사용하고 있다.
가장 포인트는
- 팩스를 한번만 보내면 모든 파출소 출장소에서 전달됨
- 5분이내에 모든 파출소 출장소에 팩스문서가 전달된다는것
- 종이, 팩스토너 등이 엄청나게 절약된다는것...(전기도 많이 절약되고 있다고 생각한다.)
▲ 8월부터 현재(2008.10.19)까지 디지팩스 사용실적, 시스템이 안정될수록 사용량이 증가함을 알수 있다.
6. 스크린 샷
▲ 디지팩스 메인 모듈 : 팩스문서를 수신해서 FTP에 전송하고, 메일보내고, 문자메시지까지 보내는 역할
▲ 팩스가 도착했음을 알려준다.
(임시방편으로 이렇게 알람기능을 쓰고 있다. 1건당 22원이 소요되며, 조만간 돈안들이는 방법으로 개선될 예정이다.)
▲ 휴대폰 문자메시지를 보고내서 팩스문서를 확인하기 위해 내부 전자메일을 열어봤을때 나타나는 화면이다.
하단의 "디지팩스 문서 보기"를 선택하면 팩스문서가 나타난다.
▲ 팩스문서가 Alterna Tiff Viewer를 통해 보여지는 화면, 인쇄, 저장, 회전, 확대등이 자유롭다.
▲ 파출장소 근무자들이 팩스문서를 수신했는지에 대해 실시간으로 확인이 가능하다.
최근 작성한 보고서 파일(hwp) 첨부하니 참고하세요
경찰서가 있고, 경찰서에는 수개의 파출소가 존재하며, 각 파출소별로 수개의 출장소가 존재한다.
경찰서(상황실)에서 어떠한 사항을 문서로 보내고자 한다면?
상황실에서는 각 파출소에 문서를 팩스로 보낸다. 파출소가 6개라면 6번을 보낸다.
파출소에서는 팩스문서를 받은후 출장소까지 전파해야 하는 경우 출장소 수만큼 팩스를 전송한다.
팩스가 많은 날이면? 혹은 전화선이나 팩스에 문제가 있어서 재전송 하는 경우까지 생긴다면
문서가 최종적으로 전달되는 참으로 엄청난 시간과 노동(?)이 소요된다.
물론 경찰서, 파출소, 출장소 모두 네트워크망이 구축되어 있기 때문에 전자결재라든지 각종 정보화시스템들을
사용하고 있는 환경이다.
따라서, 어느 파출소에서는 팩스문서를 받으면 그 문서를 디지털 카메라로 찍은후 해당 파일을 내부 인트라넷망을 통해서
전송을 하기도 한다.
(이 이야기를 듣고, 씁쓸한 웃음이 나왔다. 아날로그자료(종이문서 원본)을 디지털로 변환해서 아날로그 회선으로 보내고(팩스로전송)
수신된 아날로그문서(종이문서)를 디지털카메라로 찍어서 디지털화 해서 보내는 일련의 과정들.......때문에 ㅠ.ㅠ)
하지만 어떻게 됐든 팩스는 단지 편리하다는 이유하나만으로 없어지지 않고 있다는 것이고,
따라서 팩스문서에 많은 시간과 돈, 그리고 인력이 들어가야 한다는 것이다.
기업체의 경우는 수년전부터 팩스서버(Fax Server)를 도입해서 사용하고 있지만,
공공기관은 일부만 도입했을뿐이다.
인터넷팩스? 아주 좋은생각이지만, 사정상(?) 극히 일부에 한해서 사용되고 있다.
이 문제를 제발 해결하고 싶었다. 이런 방식의 팩스문서 전달체계는 창피하다는 생각이 들었다.
현재 우리에게는 다음과 같은 자원이 있었다.
1. 네트워크망 => 경찰서, 파출소, 출장소는 모두 네트워크 망으로 연결되어 있다.
2. 내부메일서버 => 내부 직원들끼리 메일을 주고받을수 있는 서버
3. UMS서버 => 통합 메시징 서버(Unified Messaging Server)로 휴대폰문자메시지, 음성메시지 등등을 보낼수 있는 서버이며,
직원들 내부이메일 주소 정보등을 가지고 있다.
홈페이지자동모니터링 시스템에 이어 2번째로 준비했던 업무개선 사례이기도 하다.
4. 전화교환기 => 굳이 전화교환기를 적은 이유는 우리가 필요로하면 내부전화회선을 즉 내선번호를 만들수 있다는 것
5. 팩스모뎀 => 여기저기 굴러다니며 사용하지 않는 그런 흔한 팩스모뎀이다.
6. 인적자원 => 정말로 다양한 개발경험을 가진 각종 프로그래밍 언어를 자유자재로 다루는~ 전산직 공무원들과
그들을 관리하며 뭔가를 하고자 하는 관리자~
2. 개선방안
이런 생각을 해보았다.
내선번호(예:116번)를 하나 만든다.
팩스모뎀이 내장된 PC를 준비하고 116번 전화회선을 연결한다.
그 컴퓨터는 항상 팩스수신상태로 대기한다.
경찰서 상황실에서 모든 파출장소에 팩스문서를 보내고자 하는 경우
116번으로 팩스를 보내면, 컴퓨터가 팩스문서를 파일형태(Tiff형식)로 수신을 하고,
수신된 팩스파일을 파출장소 근무자들의 내부이메일로 일괄전송한다.
물론 내부이메일 주소는 UMS서버에 저장된 데이터를 이용하고,
메일발송은 메일서버를 통해서 나가게 되며, 동시에 파출소근무자들의 휴대폰에 문자메시지가 발송된다.
파출장소 근무자들은 여느때와 다름없이 내부 이메일을 통해
그림파일형태(Tiff)인 팩스문서를 확인한다.
필요하면 인쇄한다.
이런의 시스템을 디지팩스(DiGiFax)라고 이름지어보았다.
3. 간략한 개발과정
- 사용된 툴 : VB6, MS-SQL, ASP, AutoIt, 기타 등등
- 주요모듈
① 팩스수신모듈 => 윈도 XP에서 기본적으로 제공하는 팩스수신기능을 사용해도 된다. 첨엔 이걸 사용했지만 몇몇 문제가 발생해서
다른 모듈로 바꿨다.
② 디지팩스모듈 => 새로도착한 팩스문서(파일)이 있는지를 감지하고, 이를 UMS서버에 저장한후, 역시 UMS서버에서 파출장소
근무자들의 이메일 정보를 가져온후 전자메일 서버를 통해서 메일을 발송하는 역할(VB6, MS-SQL)하고,
팩스도착알림 문자메시지를 UMS를 통해서 보내는 역할
③ 팩스문서확인 모듈 => 사용자가 이메일을 통해서 팩스문서를 열람하게 되면, 팩스문서를 웹상에 보여줌과 동시에, 문서확인시각,
확인한 컴퓨터의 IP주소등을 체크하는 역할(ASP, MS-SQL, Alterna Tiff Viewer Active X)
4. 시험운영중 발생한 각종 문제들
- 처음에는 파출장소 근무자들의 편리를 위해 수신된 Tiff형태의 팩스파일을 JPG로 변환한후 전송을 했었다.
하지만 몇가지 문제가 발생했다.
첫째, 팩스문서를 거꾸로 보내는 경우가 종종 발생한다는 것이었다. 해서, 웹상에서 자바스크립트를 통해서 회전이 가능하도록 해서
문제가 해결된듯 싶었지만, 여러장의 팩스문서가 도착하는 경우는 또 많은 고민을 하게 만들었다.
둘째, 인쇄가 페이지에 딱 알맞게 인쇄가 되지 않았다.
셋째, 저장도 잘 안되는 경우가 있었다. bmp파일로만 저장이 되거나, IE의 설정때문인지..... 도리도리~
결국, 수신된 Tiff문서를 별도의 처리과정 없이 그대로 파출장소로 보내는 대신,
웹상에서 Alterna Tiff Viewer라는 Active X 를 이용해서 제기된 여러문제를 한꺼번에 해결했다.
- Gdpicture 회사의 테스트용 컴포넌트를 디지팩스 모듈에 사용하고 있었다.
굳이 쓸 필요는 없었지만, 용도는 디지팩스 수신모듈(VB6)에 사용해서 수신된 Tiff파일을 화면상에 표시해주는 것인데,
Trial 버전이라 기능을 수행할때마다 "등록하라"는 메시지가 뜨고 이때마다 확인 버튼을 눌러줘야 했다.
괜히 이것때문에 다른일에도 바쁜 직원들이 확인버튼이나 누르고 있어야 한다면, 욕얻어 먹을것이 확실했다.
실제로 2주정도 확인버튼을 눌러야만 했는데.....영~ 눈치가 보였다. 괜히 이런걸 시작해서는....ㅠ.ㅠ
AutoIt 을 이용해서 해결했다. 예전 도스환경의 배치파일과 비슷하다고 할까? 아니 윈도우용 매크로 전문 프로그램이라고 해야하나?
암튼 확인버튼 누르라는 창이 뜨면 자동으로 확인버턴을 눌러주도록 만들었다.
- 팩스가 도착했음을 파출소 근무자들에게 알려줘야 했다.
보통 파출소에 팩스를 보내고 나서, 전화를 해서 확인을 한다. 잘도착했는지....하고 말이다.
마찬가지로 디지팩스로 문서를 보냈으면, 평상시처럼 전화해서 확인을 해야 하는데, 전혀 하지를 않는것이다.
혹은 전화를 하지 않더라도 종이팩스의 경우 종이가 찍~ 하고 나오면서 "삐~" 소리가 나니까 사람들이 보게 되는데,
디지팩스는 내부이메일로 오기 때문에 도착했는지를 모르는 경우가 종종 생겼다.
일단, 급한대로 파출소 근무자들 6명에 휴대폰 문자메시지를 전송하도록 해서, 임시해결을 했고,
궁극적으로는 컴퓨터 상에 알람메시지가 뜨도록 하고자 하는데, 가장 좋은 방법은
바이로봇 ISMS가 메시지 전송기능이 있기 때문에 이를 통해서 알람메시지를 보낼려고 고민중이다.
내부 PC에는 모두 ISMS가 깔려있기 때문이다.
그러나, (주) 하우리에 문의한 결과~ 별도로 프로그래밍을 해서 보낼수 있는 방법을 공개하고 있지 않단다.
하지만 결국해결될것이라고 확신한다.
5. 추진 결과
2008년 8월부터 시작해서 10월 지금까지.... 잘 사용하고 있다.
가장 포인트는
- 팩스를 한번만 보내면 모든 파출소 출장소에서 전달됨
- 5분이내에 모든 파출소 출장소에 팩스문서가 전달된다는것
- 종이, 팩스토너 등이 엄청나게 절약된다는것...(전기도 많이 절약되고 있다고 생각한다.)
▲ 8월부터 현재(2008.10.19)까지 디지팩스 사용실적, 시스템이 안정될수록 사용량이 증가함을 알수 있다.
6. 스크린 샷
▲ 디지팩스 메인 모듈 : 팩스문서를 수신해서 FTP에 전송하고, 메일보내고, 문자메시지까지 보내는 역할
▲ 팩스가 도착했음을 알려준다.
(임시방편으로 이렇게 알람기능을 쓰고 있다. 1건당 22원이 소요되며, 조만간 돈안들이는 방법으로 개선될 예정이다.)
▲ 휴대폰 문자메시지를 보고내서 팩스문서를 확인하기 위해 내부 전자메일을 열어봤을때 나타나는 화면이다.
하단의 "디지팩스 문서 보기"를 선택하면 팩스문서가 나타난다.
▲ 팩스문서가 Alterna Tiff Viewer를 통해 보여지는 화면, 인쇄, 저장, 회전, 확대등이 자유롭다.
▲ 파출장소 근무자들이 팩스문서를 수신했는지에 대해 실시간으로 확인이 가능하다.
최근 작성한 보고서 파일(hwp) 첨부하니 참고하세요
